Vidurkis: 5–15 minučių rankiniam vienos sąskaitos suvedimui. Šimtas sąskaitų per mėnesį — tai visa darbo diena, praleista perrašinėjant tuos pačius laukus iš PDF į apskaitos programą.
Kaip veikia automatinis sąskaitų suvedimas
Sistema perskaito gautas sąskaitas ir kitus dokumentus — PDF failus arba net nuotraukas — ir atpažįsta tiekėją, sumą, PVM, datą bei prekių eilutes. Duomenys suvedami tiesiai į jūsų apskaitos programą arba lentelę, be rankinio perrašinėjimo.
Neaiškios kokybės dokumentai (suglamžyta nuotrauka, neįprastas formatas) atidedami peržiūros eilėje ir laukia jūsų patvirtinimo — sistema nepersidengia su duomenimis, kuriais nėra tikra. Tai svarbus skirtumas nuo paprasto OCR įrankio: čia ne tik nuskaitomas tekstas, bet ir suprantama, kuris laukas yra kuris, net jei skirtingi tiekėjai savo sąskaitas formatuoja labai skirtingai.
Kiekviena suvesta sąskaita išsaugoma kartu su originaliu dokumentu, todėl mokesčių patikrinimo atveju viskas lieka atsekama ir sutvarkyta pagal Valstybinės mokesčių inspekcijos reikalavimus apskaitos dokumentų saugojimui.
Kiek laiko realiai sutaupote
Vienos sąskaitos rankinis suvedimas užtrunka 5–15 minučių, didesnės ar sudėtingesnės — gerokai ilgiau. Automatizavus procesą, buhalteriui lieka tik peržiūra, kuri trunka kelias sekundes.
Praktikoje tai reiškia, kad šimtus sąskaitų galima paruošti per kelias minutes vietoje kelių valandų — ir mėnesio uždarymas vyksta be avralo paskutinę dieną. Jei per mėnesį apdorojate, tarkim, 150 sąskaitų po 10 minučių — tai 25 darbo valandos, praleistos vien perrašinėjant. Automatizavus, peržiūra tų pačių 150 sąskaitų užtrunka mažiau nei valandą.
Su kokiomis apskaitos sistemomis integruojasi
Duomenys eksportuojami tiesiai į populiariausias Lietuvoje naudojamas apskaitos programas arba paprastą lentelę, jei sistemos dar nenaudojate. Integracijos tikslas — kad duomenys atsidurtų ten, kur jūsų buhalteris jau pripratęs dirbti, o ne priverstų mokytis naujo įrankio.
Jei dirbate su keliomis skirtingomis sistemomis (pvz., viena prekybai, kita apskaitai), sujungiame jas taip, kad duomenys tarp jų keliautų automatiškai, o ne būtų suvedami du kartus.
Kiek kainuoja sąskaitų suvedimo automatizacija
Diegimas prasideda nuo 1290 € ir 129 €/mėn aptarnavimo (kainos be PVM). Galutinė suma priklauso nuo dokumentų tipų skaičiaus, tiekėjų formatų įvairovės ir to, ar reikalinga integracija su jūsų apskaitos programa.
Pradinis paketas apima vieną dokumentų tipą (pvz., tiekėjo sąskaitas) ir iki 3 skirtingų tiekėjų formatų — pakankamai daugumai el. parduotuvių, kurios dirba su ribotu tiekėjų ratu. Jei dokumentų tipų daugiau (važtaraščiai, užsakymai, grąžinimai), sprendimą pritaikome individualiai, o kaina auga proporcingai realiam darbo kiekiui, ne fiksuotu tarifu už kiekvieną naują tipą.
Kada verta automatizuoti
Jei kasdien ar kas savaitę rankomis suvedate sąskaitas iš kelių tiekėjų, automatizacija atsiperka greitai — sutaupytos valandos tiesiogiai virsta laiku, skirtu svarbesniems darbams.
Jei sąskaitų vos kelios per mėnesį, investicijos grąža bus lėtesnė. Tokiu atveju verta pradėti nuo pokalbio, kuriame įvertinsime jūsų dabartinį srautą ir pasiūlysime, ar automatizacija apsimoka jau dabar, ar dar ne.
Geras orientyras: jei buhalteris ar administratorius bent vieną dieną per savaitę skiria vien sąskaitų suvedimui, tai jau pakankamas srautas, kad automatizacija atsipirktų per pirmus kelis mėnesius.
Kaip vyksta diegimas
Pirmiausia išsiaiškiname, kokius dokumentus gaunate, iš kiek tiekėjų ir kokiais formatais — PDF, nuotrauka ar el. laiško priedas. Šis etapas svarbus, nes būtent formatų įvairovė lemia, kiek laiko užtruks sistemos „apmokymas” atpažinti jūsų konkrečius dokumentus tiksliai.
Tada sujungiame sistemą su jūsų apskaitos programa ir paleidžiame bandomąjį laikotarpį — dažniausiai kelias savaites realiais dokumentais, kai kiekvieną suvestą įrašą dar peržiūri žmogus, kol įsitikinama, kad tikslumas pastoviai aukštas. Tik tada procesas paliekamas dirbti savarankiškai, o peržiūra lieka tik retiems neaiškiems atvejams.
Kas nutinka su klaidomis
Jokia sistema nėra 100% tiksli nuo pirmos dienos, todėl svarbu ne pats faktas, kad klaidų pasitaiko, o kaip su jomis elgiamasi. Kai sistema nėra tikra dėl atpažinto lauko — pavyzdžiui, sunkiai įskaitoma suma ar neaiški data — dokumentas automatiškai pažymimas peržiūrai, o ne suvedamas „aklai”. Tai reiškia, kad rizika lieka kontroliuojama net ir tada, kai gaunate dokumentą, kokio sistema anksčiau nematė.
Su laiku, kai sistema apdoroja vis daugiau jūsų konkrečių tiekėjų dokumentų, atpažinimo tikslumas auga, o peržiūros eilėje atsiduriančių dokumentų vis mažėja. Pirmieji mėnesiai paprastai reikalauja daugiau dėmesio nei vėlesni.
